フリーランスになると、「印象」が自分の信用を左右し、仕事にも影響を及ぼします。独立を機に、改めてビジネスマナーを確認したいという人も多いのではないでしょうか。本記事では、挨拶、言葉遣い、身だしなみといった基本的なマナーに加えて、メール、電話、名刺交換といった場面別に意識すべきポイントを解説します。
フリーランスにとってビジネスマナーはなぜ必要？
フリーランスとして活躍していくためには、ビジネスマナーをしっかり押さえることが重要です。クライアントや関係者と気持ちよくスムーズに仕事を進めていく上で、基本的なマナーは欠かせません。また、案件を受注し続けて収入を確保するためにも、マナーに則った振る舞いをすることが求められます。 会社組織に所属していれば、会社がそれまで蓄積してきた信用やブランドを活用することができるので、マナーについてそれほど細かく意識しないかもしれません。内勤として働いてきた場合、外部の人とはそれほど接触する機会がなく、社内の限られた集団でのコミュニケーションの取り方に慣れている場合もあるでしょう。特にエンジニアの場合は、自ら営業活動をして新しく仕事を受注するといった役割は全く経験していない可能性もあります。 しかし、フリーランスとなると、営業、広報、事務的な連絡といった外部とのやりとり全てを、自分の責任で行わなければなりません。その際、相手と良好な信頼関係を築けなかったり、基本的なマナーもよく分からなかったりすると、安定的に仕事を受け続けることは難しいでしょう。
ビジネスマナーについては、多くの人が新人研修やマナー講座、さらには、実務のなかでも身につけてこられたことでしょう。「だから自分は大丈夫」と自信があるなら問題ありません。しかし、フリーランスは信用が命という前提に立ち、もし少しでもマナーに自信がなく相手への失礼を避けたいと考えるなら、これを機会に改めて確認しておくと良いでしょう。
ビジネスマナーの基本 ～挨拶～
ビジネスに限らず人間関係で最も大切で基本になるのが挨拶です。初対面の人であれば最初の挨拶が自分の第一印象を決めることになりますし、継続的に付き合っていく場合でも挨拶が自分へのイメージを左右することになります。特に、全てが自分の責任になるフリーの立場では、基本を当たり前にすることが信頼にもつながるでしょう。 挨拶は普段から誰もがやっている行為なので、改めてマナーまでを意識することはないかもしれません。しかし、挨拶の方法は知らず知らずのうちに癖がついていることもあります。自分にとっては当たり前、それまでの会社では当たり前ということでも、新しい環境で出会う人は別の考え方を持っているかもしれません。フリーランスの場合はより多くの人と会うことになるので、誰にとっても失礼のないやり方が求められます。
挨拶で意識すると良いことは、目を見て、明るく、自分からです。お辞儀の角度は、シチュエーションによって3つの種類があり、通りすがりの会釈などで行う際は15度、一般的な場面では30度、45度とされています。状況に応じて使い分けができると好印象にもつながるでしょう。
ビジネスマナーの基本 ～言葉遣い～
ビジネスマナーでは言葉遣いも大切な要素です。ビジネスでは、対面での会話、電話、メールなど、さまざまなコミュニケーションの手段がありますが、いずれも言葉遣いが大きく印象を左右することになります。 ビジネスでは丁寧語、尊敬語、謙譲語を使いますが、全てをマスターしていないとしても、基本的な使い分けをスマートにできることは常識として求められます。「です」「ます」をつければ丁寧語になるので簡単ですが、尊敬語や謙譲語は間違って使われることもあるので、頻繁に使うものをチェックしておきましょう。 目上の人の行動に対しては尊敬語を使い、「おっしゃる」「お聞きになる」「ご覧になる」「召し上がる」「お越しになる」などが頻出用語です。謙譲語は、目上の人に対して自分の行動を表す時に使い、「申し上げる」「拝聴する・伺う」「拝見する」「いただく」「参る・伺う」などと言います。
ビジネスマナーの基本 ～身だしなみ
身だしなみは、自分の人となりを表すもので、ビジネスで基本的なマナーの一つです。人は第一印象を15秒で決定するという説もあり、一度印象が形作られると簡単に変わることはありません。その第一印象を判断する要素のうち、87％が視覚からの情報だとされており、身だしなみは非常に重要なのです。 ビジネスで求められる身だしなみとは、まず「清潔感」や「華美過ぎない」など、人を不快にさせないものが最低限のマナーになります。これらができていなければ、仕事ができなさそうという印象を持たれかねません。具体的に意識すると良いポイントは、髪の毛に寝癖やフケがないか、無精ひげがないか、濃い化粧をしていないか、シャツ・ネクタイにはシワや汚れがないか、スーツは体型に合っているか、などが挙げられます。また、爪が伸びて爪垢がたまっていないか、靴は靴底がすり減っておらずしっかり磨かれているかなども気をつけましょう。
ビジネスマナーの基本 ～メール～
メールはお互いの顔が見えない中でメッセージをやりとりするので、文面や送信するタイミングなどが大きく印象を左右します。親切心で情報量を多くしても読みづらいと思われる可能性がありますし、一方で簡潔過ぎると事務連絡のようでぶっきらぼうに感じられるかもしれません。フリーランスになると、初めての相手と何度もやりとりをする機会が増えることがあります。客観的に読みやすく、かつ人柄も感じられるようなメールを意識しましょう。 メールの方法で重要なマナーは、件名、宛名、挨拶、名乗りです。クライアント企業の担当者は1日に数多くのメールを受信しているかもしれません。件名を見ただけで重要度や概要が把握できるような気遣いが喜ばれます。また、迷惑メールと勘違いされないためにも件名を明確に書くことは重要です。宛名は省略せず、少なくとも相手の名字だけは冒頭に記載しましょう。また、「お世話になっております」という挨拶と、名乗りの文言も欠かせません。 更に受信後は、必ず返事をしましょう。なるべくはやく返すことも重要です。確認や返信に時間がかかる場合でも、受領した旨の返信は先に送っておきましょう。
ビジネスマナーの基本 ～電話～
電話は相手の顔が見えず、言葉遣い、声色や口調が印象に大きく影響します。わずかな癖や話し方でも相手によっては気になることがあります。しっかりとマナーを確認しておきたいところです。
電話で良い印象を与えるには、明るく、聞き取りやすく、丁寧な話し方が大切です。電話だと緊張して早口になってしまうこともあるので、落ち着いてゆっくり話すようにしましょう。 電話がかかってきた際は、なるべく3コール以内に出て名前を名乗ります。心当たりのない番号からの着信であっても、以前名刺交換したクライアントの可能性もあるので、基本的には名乗った方が無難です。 言葉遣いでは、「もしもし」や聞き取れなかった時に語尾を上げて聞く「はい？」は避け、聞きづらい場合は「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願いできますでしょうか」といった丁寧な伝え方をしましょう。 また、不在着信への折り返しは必ず行いましょう。なるべく早く、せめて当日中に行う事が大切です。電話が出来ない状況だとしても、その旨をメールで一報いれるなどしておくとより丁寧です。
ビジネスマナーの基本 ～名刺交換～
名刺交換は、スムーズにできると慣れている印象を与え、信頼感にもつながります。初対面の人と会う可能性がある場合は、あらかじめ準備しておきましょう。 しかしSES契約においては、面談では相手の企業との関係性を配慮し名刺交換をしないことがあるので注意が必要です。直接契約する企業との名刺交換は問題ありません。実際に名刺交換を行う場合、まず名刺入れはスーツの内ポケットなど、取り出しやすい場所に入れておきます。相手も名刺を取り出したら、右手で名刺を、左手で名刺入れを持ち、名刺入れの上に名刺を乗せた状態で、名刺が相手から見やすいように渡します。交換する際は、自分の名刺が相手よりも低い位置を保ったまま渡すようにしましょう。
まとめ
フリーランスはビジネスマナーが信用や評判にも関わり、仕事の受注にも影響する可能性があります。本記事では基本的な内容について触れましたが、マナーは相手に配慮するためにあるのが本来の形です。基本的なパターンを守るだけでなく、常に相手目線で行うようにしましょう。
