フリーランス必見!バーチャルオフィス選びのポイント

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独立してフリーエンジニアになった皆さんは、普段どこで働いていますか?フリーの働き方は文字通り自由なので、オフィスを構えている方もいれば、カフェなどで働かれている方もいるでしょう。
でも、その中でも多いのは、自宅で働いているというケースではないでしょうか。エンジニアに限らず、独立してフリーランスとなったばかりの方が仕事を始めやすいのは、やはり自宅です。理由の1つとしては、家賃が追加でかからないということが大きいでしょう。独立したばかりで収入が安定しないフリーランスにとっては、家賃の負担は大きいものです。

自宅で事業を行うと不便なこと

ただ、自宅で事業を行うと不便も出てきます。その最も大きなものの1つは、営業用の電話番号や住所が、自宅のものになってしまうということです。すでに固定のクライアントがついているという方以外は、営業活動をして新規のクライアントを増やしていく必要がありますが、その際相手に教える電話番号や住所が、自分のプライベートなものと同じになってしまいます。郵送物や電話がビジネスとプライベートで混ざってしまうことや、仕事関係の人に自分のプライベートな情報を明かすことに抵抗がある方もいるのではないでしょうか。

レンタルオフィスより手軽なバーチャルオフィス

レンタルオフィスを借りれば、オフィスのみならずビジネス用の住所や電話番号が取得でき、プライベートのものと分けることができます。しかし、レンタルオフィスは上述のように家賃負担が大きいですし、そもそもオフィスを借りなくても作業自体は自宅で間に合っている場合が多いでしょう。
そんなときに利用できるのが、バーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスとは文字通り「仮想のオフィス」のことで、レンタルオフィスより手軽に、住所や電話を含め必要なオフィス機能を借りることのできるサービスです。

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント

バーチャルオフィスのサービスを提供している業者はかなりの数になります。それぞれオフィスの特徴も違うため、選ぶ際にはいくつかポイントを抑えておきましょう。

オフィスの住所がどこになるか

数多く存在するバーチャルオフィスは、その住所も様々です。多くのバーチャルオフィスは都心の住所を持ちますが、同じ都心の地域内でも具体的な場所は細分化されます。
住所が重要になる理由は、大きく2つあります。
1つは、アクセスのしやすさです。住所を形式上借りるだけなのだからアクセスは関係ないだろうと思いがちですが、事業が拡大してきて打ち合わせなどを対面で行う場合、オプションで会議室利用のサービスを使う機会も出てきます。この場合、住所にある場所に実際に出向く必要があるので、自宅からその住所にアクセスしやすいかがポイントになります。また、クライアントにとっては、電車など公共交通機関でアクセスしやすい方が良いかもしれません。
もう1つの理由は、住所のイメージです。こちらの方が重要かもしれません。全員が全員ではありませんが、特定の住所にポジティブ、またはネガティブなイメージを持つ方もいるので、自分の住所を見せた時になるべく良いイメージを持ってもらうためには、一般的にポジティブなイメージがある住所を選ぶべきです。

セキュリティ

こちらも、住所利用以上のサービスを受けたいときに特に重要ですが、バーチャルオフィスは、同じオフィスでも複数の利用者がおり、訪問者も含め、人の出入りが多いものです。受付が共用の場合で、それぞれの訪問者が名前や用件について復唱しなければならないときは、それを周囲に聞かれる可能性もあります。また、郵便物を保管してもらうサービスを利用する際は、しっかりと厳重なロックの上で保管してもらえるのかどうかを確認したほうが良いでしょう。

契約期間・解約期間

バーチャルオフィスの契約も、通常のレンタルオフィス契約と同様に、契約期間と解約期間が決まっている場合があります。好きなだけ長く契約ができて、いつでも解約できるというものではないことが普通です。よくある契約期間は、2年間です。この期間内に解約を行おうとすると、違約金を支払わなければいけないことがあります。そのため、自分がどれぐらいの期間利用したいのかを考えて、オフィスを選ぶ必要があります。

サービス内容の・価格

フリーランスとしてバーチャルオフィスを利用する理由として、会社の住所と電話番号が欲しいというものが最も多いはずなので、まずはこれらの利用サービスだけでよい、と考える方が多いかと思います。
しかし、実際にバーチャルオフィスが提供しているサービスはそれだけではなく、プランによってさまざまなサービスが追加されています。また、実際に事業を行っていくと、住所と電話番号だけでは不十分だったということも出てきます。例えば、郵送物が多く、頻繁に取りに行かなければならない、もしくは、クライアントやパートナーの数が増え、対面で打ち合わせする機会が増えたなどのケースが考えられます。
このような場合に、郵便物の転送サービスや、会議室の利用サービスなどが契約に含まれていれば便利です。ただし、これらのサービスが基本プランに含まれるのか、もしくは別途追加の有料オプションになるのかは、それぞれのオフィスで異なるため、検討段階で現在の自分のニーズだけでなく、将来的に発生するニーズも考えてオフィスを選ぶ必要があります。

また、バーチャルオフィスは、それぞれのサービス内容の違いのみならず、価格の違いもあります。同じようなサービスを提供していても、利便性や、プランに含まれるサービスの違いなどで、価格が変動します。なるべく多くのオフィスを比較し、自分が必要としているサービスを最低限提供していて、かつ価格が予算に収まるところを探すと良いでしょう。

法人登記の対応可否

フリーランスとして活動していく分にはあまり気にする必要がありませんが、将来的に法人化したいと考えている方にとって、バーチャルオフィスの住所で法人登記できるかどうかは重要な問題です。
結論としては、法人登記できるバーチャルオフィスは少なくありません。そのため、法人登記優先で考えれば、探してみると選択肢は多数あります。
しかし、すべてのオフィスで法人登記が可能なわけではありません。そのため、基本サービスの充実や価格の安さだけを見ていると、法人登記が不可だということを見逃してしまうかもしれません。ウェブサイトに情報が載っていないときは、電話などで確かめてみることも必要です。

過去にどんな人、企業が使っていたか

バーチャルオフィスは、様々な人が利用できます。通常のオフィスと違い大規模な移転を行わなくても良いので、別のオフィスに移りやすいです。そのため、過去にどのような人、企業が使っていても、おかしくはありません。
特に気をつけたいのは、詐欺や悪徳商法などの犯罪で使われていないか、ということです。気軽に使いやすいバーチャルオフィスは、犯罪に使われる可能性もあります。実際に自分が犯罪を行わなくても、過去にそのような行為に使われたオフィスは住所が世間に知られている可能性があり、悪いイメージを持たれる可能性も否定できません。
過去に悪名を持つ利用者がいなかったかどうかを調べる1つの方法として、インターネットでその住所を検索して調べる方法があります。

バーチャルオフィス運営会社の事業撤退リスク

バーチャルオフィスも運営者が存在する1つの事業なので、当然撤退する可能性もあります。バーチャルオフィスをメインの事業としている会社であれば、簡単に撤退するとは考えにくいですが、多角的に事業を行っている会社の1つの運営事業であれば、会社の経営がうまくいかないなどの理由で撤退リスクはあります。その場合、利用者の住所もなくなってしまうので、移転をしなければなりません。特に、登記を行っていた場合は移転登記が必要になるので、かなり手間が増えてしまいます。
念のため、運営会社自体の情報も調べておくとよいでしょう。

バーチャルオフィスの例

最後に、バーチャルオフィスの例を3つ紹介します。

バーチャルオフィスA

住所:東京都中央区
価格:月額2,700円~
契約初期費用:1か月分
基本サービス:住所利用(郵便物保管・転送)、来客対応、法人登記可
オプションサービス:電話転送・代行、専用ポスト、会議室利用など

バーチャルオフィスB

住所:東京都新宿区
価格:月額3,150円~
契約初期費用:7,000円
基本サービス:住所利用、共有FAX、電話転送・代行
オプションサービス:会議室利用、ナンバーポータビリティ、会社設立代行、登記サービス

バーチャルオフィスC

住所:東京都豊島区
価格:月額3,800円~
契約初期費用:0円
基本サービス:住所利用(郵便物受取)、法人登記、受付
オプションサービス:郵便物転送、会議室利用、電話秘書、専用ロッカーなど

 

いかがでしたでしょうか。最も費用の負担を抑えられるのは自宅ですが、バーチャルオフィスにも利用のメリットはあります。自分がどこまで必要とするのかを考え、予算や今後の展望なども加味しながら、オフィスを選定することをおすすめします。

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