フリーランスプログラマとして知っておきたい請求書のこと

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      2018/12/27

 

フリーランスプログラマとして働く場合、実際の業務以外にも行わなければならない雑務が生じます。請求書の送付もその内の1つとして挙げられますが、請求書にはある程度定まったフォーマットがありますので、基本的にそれに従っておけば問題はありません。
この記事では、請求書の記載方法から作成の際に便利なソフト、そして請求書にまつわる注意点についてご紹介します。漏れのない請求書をスピーディーに作成し、スムーズな報酬の受取を目指しましょう。

請求書の発行もフリーランスプログラマにとっては重要な仕事

フリーランスプログラマとして働く場合、基本的には自分で案件を受注し、それが終わったら報酬を受け取る形になります。そこで必要になるのが請求書ですが、これを発行しないと報酬が支払われない場合もあります。そのため、請求書はフリーランスの収入における最重要項目ともいえます。
会社員時代であれば経理が請求書の作成や送付を行ってくれていましたが、フリーランスでは請求業務だけではなく、税務や会計など、本来の業務以外にやらなければならないことがいくつか存在します。

請求書はどのように作成する?請求書の基本項目について

請求書にはある程度決まったフォーマットが存在しますので、原則的にはそれに沿って作成すれば問題はありません。なお、請求書に記載した方がよい項目とし、下記のようなものが挙げられます。

・請求先の宛名・住所・電話番号
・請求書の発行日
・請求書番号
・合計請求金額
・商品/サービスの名称、数量、単価、金額
・小計や消費税額
・報酬の振り込み先

必ずしも全てを記載しなければならないというわけではありませんので、その辺りは案件の内容や請求先との折衝で判断しましょう。請求書には源泉徴収額を記載しなくても問題ありませんが、確定申告のときに必要となるので、会計ソフトなどに控えておきましょう。

請求書の作成に便利なクラウドツール

クラウドツールを使うことで、請求書の作成や送付が簡単にできるようになります。ワンクリックで入力を済ませられるため、入力ミスによる間違いに悩むこともありません。これらのツールはフリーランスにとっての頼もしい味方です。
これらのサービスには無料プランや無料期間が設けられているものもありますので、最初は無料で試してみて、使用状況に合わせて有料プランに変更するなど、適宜利用してみてはいかがでしょうか。

freee

クラウド会計ソフトであるfreeeは、請求書の作成や送付、管理が容易に行えるようになるツールです。基本的には請求先情報を入力するだけで請求書を作成することができるのに加え、請求書のテンプレートをカスタマイズすることも可能です。
そして、freeeは会計ソフトであるため、請求した内容をそのまま自動で帳簿に付けられるという特長もあります。請求業務を行うだけで、それにまつわる帳簿の記載も行ってくれますので、業務の効率化に繋がるでしょう。
URL:https://www.freee.co.jp/houjin/invoice/

マネーフォワード

会計や確定申告、給与管理などを一手に行えるMF(マネーフォワード)クラウドであれば、請求書の作成と管理がいつでもできるようになります。場所や端末を選ばず、インターネットに接続さえできればどこからでもアクセスし、請求業務を行えるため便利です。
請求書を簡単に作成できるだけではなく、ワンクリックで相手先に郵送することも可能です。さらに、請求した売掛金を即座に買い取ってくれるサービスも行われています。
URL:https://biz.moneyforward.com/invoice

ミソカ

ミソカ(misoca)は、会計ソフトで有名な弥生株式会社によって運営されている、見積書や納品書、請求書といった書類作成に特化したサービスです。各書類の作成を手軽に行えるほか、見積書の内容から請求書を作成したり、請求書から領収書を作成したり、などの使い方もできます。
ミソカで発行した書類に記載された取引は、弥生の会計ソフト以外にも、freeeやMFクラウドといった他社のソフトと連携させることが可能です。非常にフレキシブルなクラウドサービスといえるでしょう。
URL:https://www.misoca.jp/

Makeleaps

Makeleapsは、クラウドとAIを活用して請求業務の簡易化を図ってくれるサービスです。お金の見える化を推進しているところが特徴で、請求した金額はいくらか、そしていつ振り込まれるかを見やすく表示してくれます。
それにより会計管理が容易になるのはもちろんのこと、今後の資金計画も立てやすくなるでしょう。作業時間の管理もできるため、仕事の単価を決める目安にしたり、仕事のコスト対パフォーマンスを見直したりする際にも役立ちます。
URL:https://www.makeleaps.jp/

請求書を作成・発行・送付する際の注意点

請求書を作成・発行し、相手に送付してはじめて報酬が支払われるようになります。請求書はただ作ればいいというものではなく、下記のような点に注意する必要があります。

宛先に間違いはないか

まず、相手の名称や住所などを確認しましょう。ここを誤記してしまうと、相手に対して大変失礼にあたります。送付する前にはしっかりと確認しておきましょう。また、依頼を受けた相手とは異なる宛先を指定される場合もありますので、その点もチェックが必要です。

金額に間違いはないか

誤った金額を記載してしまうとトラブルの元になってしまいますので、しっかりと契約内容に基づいた金額を記載します。ありがちなのが、消費税を契約金額内に含めるか否かという問題です。これについては、事前にクライアントとの間で交渉しておくのがよいでしょう。

請求書の発行日について

請求書に記載する発行日は、作成した日付を記載している人も多いのではないでしょうか。実は、相手が法人の場合は、請求書を発行した日付ではなく、相手の締め日に合わせるのが通例となっている場合があります。作成する際は気を付けましょう。

送付に関するマナー

請求書の送付には、郵送、FAX、PDFをメールに添付、の3つの方法が使えます。デジタル化によりメールで送付することが多くなってきましたが、会社によっては郵送などを希望するところもまだあります。
メールでは必要ありませんが、郵送やFAXで送付する場合には、請求書本紙のほかに送り状を用意するのがマナーです。FAXでの送付を考えている場合は、紛失しやすいため、一度FAXで送ってから別途メールで送るという対応をすると丁寧です。また、郵送する場合には必ず普通郵便で送りましょう。

エージェントを利用すれば請求書の発行を代行してくれることも

請求書の作成に関しては、取引先が多くて管理が大変という方や、請求業務はやはり苦手、という方もいるでしょう。サービスやツールを使えば手間を大きく削減することができますが、それでも自分でやらなければならないことは残ります。

そこで、エージェントの活用を検討してみてはいかがでしょうか。エージェントを利用すれば求人を見つけたり案件の紹介を受けられたりするだけでなく、請求書の発行を代行してくれるところもあります。
請求書の作成および送付を行うには、慣習について知らなければいけないこともありますが、エージェントに代行してもらえればこれらを適正に処理してくれます。苦手な業務はアウトソーシングし、自分は本来の業務に集中するのもフリーランスとして生き残る戦略の1つです。

まとめ

請求書の書き方はある程度決まっているところが多いものの、自分でゼロから作成するのはとても手間がかかります。世の中には既に各種テンプレートやサービスがリリースされていますので、それらを上手く使い、業務の軽減と正確性の向上を図りましょう。

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